Weg zur Förderung: Anleitung für die Antragserstellung

Fördermittel sind leistungsstarke Hebel um Entwicklungen oder Investitionen zu finanzieren. Doch der „Antrags-Dschungel“ schreckt viele ab. Wir möchten Ihnen mit dieser Anleitung eine Hilfestellung geben.

Tipps vorweg:

Sobald Sie ein Förderprogramm ins Auge gefasst haben: Kontaktieren Sie den Projektträger (die Einrichtung, die für die Begutachtung des Antrages zuständig ist) und beschreiben Sie kurz Ihre Projektidee um sicher zu gehen, dass Ihr Projekt zum Programm passt.

Generative KI (ChatGPT und andere) kann inzwischen sehr gut bei der Strukturierung und Ausformulierung der Anträge unterstützen aber:
- Die Texte immer unbedingt gegenchecken, insbesondere die Fakten (siehe Halluzinationen von KI)
  - Hilfreich ist, wenn Sie im Prompt auffordern Quellen und Begründungen für Formulierungen hinzuzufügen.
- Berücksichtigen Sie die Geheimhaltung und sensible Daten.
- Achten Sie auf die Richtige Struktur des Prompts:
  - Rolle (Festlegung des Hintergrunds, „Agiere als Experte für…“)
  - Kontext (Festlegung der Rahmenbedingungen, „mit Fokus auf das Programm…“)
  - Aufgabe (genaue Anweisung, „formuliere den Abschnitt…“)
  - Format (Festlegung der formalen Anforderungen, „im Stil… mit maximal … Wörtern…“)
  - Input (die konkreten Informationen die verarbeitet werden sollen, „basierend auf folgenden Stichpunkten… und Richtlinie…“)

Holen Sie sich Unterstützung: neben kommerziellen Anbietern (hier wenn möglich auf Erfolgsbasis) gibt es viele „kostenlose“ Ansprechpartner: Wirtschaftsförderung, Förderlotsen von Bayern Innovativ, BayFOR und Nationale Kontaktstellen (BayFOR und die Kontaktstellen für Horizon Europe , EU-Life sowie den Europäischen Verteidigungsfonds geben neben allg. Hinweisen und Tipps zur Ausgestaltung eines internationales Projektantrages auch wertvolles Feedback zu einem geschriebenen Antrag, wenn er rechtzeitig vor dem Stichtag, ca. 4 Wochen vorher, dem Ansprechpartner zugeschickt wird).

Bleiben Sie dran: eine Ablehnung ist nicht das Ende für Ihr Projekt. Kontaktieren Sie den Projektträger um die Gründe und evtl. alternative Förderaufrufe zu erfragen. Probieren Sie es mit dem Feedback erneut oder suchen Sie eine alternative Förderung. Wenn das Projekt starten muss und Sie nicht auf die langen Prozesse warten können, dann bleibt die Forschungszulage als rückwirkende Förderung für Forschung und Entwicklung (hier lohnt es sich dann von Beginn an die Stunden für das Projekt zu kontieren).

Die Antragstellung läuft meistens in min. 2 Phasen

Die Vorbereitung

Bevor Sie mit dem Antrag beginnen, müssen die Rahmenbedingungen stimmen.

Generell gilt:

Sind Informationen zu Ihrer Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl (einschließlich verbundener Unternehmen und Partnerunternehmen) vorhanden und entsprechen diese den Förderbedingungen? In der Regel müssen Angaben zu Umsatz, Gewinn und Mitarbeiterzahl des letzten (konsolidierten) Jahresabschlusses gemacht werden. Viele Förderungen richten sich ausschließlich oder mit besseren Förderbedingungen an KMUs nach EU-Definition.
Können Sie das Projekt als Einzelantragsteller durchführen oder werden Partner (insb. Hochschulen oder Forschungseinrichtungen) benötigt? Die Zusammenstellung der Partner gibt bereits eine Auswahl an Förderprogrammen vor.
- Wenn Sie noch Partner benötigen sind gute Ansprechpartner: die Wirtschaftsförderung, die BayFor, das Enterprise Europe Network EEN Bayern sowie Matchmaking-Veranstaltungen z.B. vom EEN (besonders falls Sie an einem internationalen Projekt interessiert sind).
Hat das Projekt noch nicht begonnen? Bei nahezu allen Förderprogrammen darf mit dem Projekt vor der Bewilligung nicht gestartet werden.
- Ausnahmen sind z.B. ZIM (hier darf auf eigenes Risiko mit der Antragseinreichung gestartet werden) sowie die Forschungszulage (hier sind Förderungen bis zu 4 Jahre rückwirkend möglich).
Gibt es einen Stichtag? Beginnen Sie wenn möglich mit genügend Vorlauf vor dem Stichtag. Falls die Zeit zu knapp ist, sollten Sie wenn möglich eine alternative Förderung oder einen späteren Aufruf nutzen.

Für Forschungs- und Entwicklungsprojekte muss außerdem geklärt werden:

Ist das Projekt technisch riskant? Können Sie keine technischen Risiken erläutern, werden die Projekte in der Regel nicht gefördert.
Ist das Ergebnis des Projekts neuartig und übertrifft den Stand der Technik? Wenn die Abgrenzungen zu den bestehenden Produkten, Prozessen oder Verfahren auf dem Markt nicht erläutert werden können, werden die Projekte in der Regel ebenfalls nicht gefördert.

Die Antragstellung

Bei den meisten Programmen ist das Verfahren zweistufig. Zuerst wird eine Projektskizze verlangt (in der Regel 10-20 Seiten), in der das Projekt kurz und prägnant dargestellt werden muss.

- Ausnahmen sind auch hier z.B. ZIM (hier kann mit einer Skizze gestartet werden, dies ist aber für die Antragsstellung nicht notwendig) und die Forschungszulage (hier gibt es keine Skizzen).

Die Anforderungen sind ja nach Programm variabel. In der Regel sind aber folgende Punkte zu klären:

Die Problemstellung und Lösung:
1. Welches Problem versuchen Sie zu lösen?
2. Warum gibt es noch keine Lösungen bzw. (in Kürze) warum sind bestehende Lösungen unzureichend?
3. Wie sieht Ihre Lösung aus und wie hebt Sie sich von bestehenden Lösungen ab?
Der Stand der Technik:
1. Beschreiben Sie den Marktbedarf (Größe des Marktes, Prognose für den Wachstum des Marktes) und die aktuell auf dem Markt verfügbaren Lösungen/Systeme und bestehende Patente.
2. Beschreiben Sie detailliert die Vorteile Ihrer Lösung in Abgrenzung zu den verfügbaren Lösungen.
  1. Hilfreich ist hier oft eine vergleichende Tabelle.
Der Arbeitsplan:
1. Zerlegen sie das Projekt in einzelne Abschnitte (die Arbeitspakte), z.B. Anforderungsanalyse, Prototypenentwicklung, Tests und Validierung…
2. Bei Projekten mit Partnern: Heben Sie klar die Tätigkeiten jedes einzelnen Partners hervor.
3. Legen Sie klare und messbare Projektziele (die erreicht werden sollten) und Meilensteine (die erreicht werden müssen) und deren Fälligkeitstermine fest.
4. Erstellen Sie ein Balkendiagramm (Gantt-Chart) in der die zeitlich Abfolge der Arbeitspakete und Meilensteine ersichtlich ist.
Die Verwertung:
1. Der Fördermittelgeber will in der Regel sehen, dass aus dem Projekt neue Arbeitsplätze und Umsatzsteigerungen hervorgehen.
2. Legen Sie hierfür realistische (bezogen auf vorherige Angaben zur Größe des Marktes und Ihren eigenen bisherigen Umsatz- und Mitarbeiterzahlen) Ziele für ca. 3 Jahre nach Projektende fest.
3. Beschreiben Sie wie Sie mit dem Projektergebnis Geld verdienen werden (z.B. durch einen Service oder eine Lizenz) und wie Sie Kunden akquirieren wollen (bestehender Kundenstamm, Messen, Social Media etc.)